Verhuisinstructies

VERHUISINSTRUCTIES

Tips voor het inpakken van de verhuisdozen:

– Pak de dozen precies vol. Dozen voor de heflt vullen betekent méér dozen, bovendien ontstaat er een kans op beschadiging door indrukken. Te volle dozen daarentegen zullen het op elkaar stapelen bemoeilijken.

– Plaats eerst de zware voorwerpen in de doos, dan de middelzware en bovenop de lichte: geen gietijzeren asbakken op het koffiestel.

– Verzamel kleine onderdelen zoals paperclips of splitpennen in plastic zakjes en sluit deze af.

– Zet níet uw eigen naam op de doos (de verhuizers kennen u niet) en ook niet ‘vertrouwelijk’. De werking zou wel eens averechts kunnen zijn.

– Pak in dozen geen breekbare voorwerpen zonder ze eerst grondig met zacht materiaal (oud papier, piepschuimkorrels) beveiligd te hebben. Gebruik geen krantenpapier. De drukinkt geeft af en is, vooral van gelakte voorwerpen en porselein, met veel moeite te verwijderen.

– Zet kleine planten in een verhuisdoos en laat de doos open. Grote planten kunnen het beste flink gesnoeid worden. Daarna een sticker op de pot plakken. Geeft niet te weinig water, de planten zullen enkele dagen onverzorgd moeten overleven, maar ook niet te veel.

– Stapel de ingepakte dozen op en zet ze zoveel mogelijk qua etage- en kamernummers bij elkaar.

– Zet alle ingepakte dozen met de codering naar voren neer, dan kunnen wij bij de laatste controleronde in één oogopslag zien of alles goed gecodeerd is.

– Zet beslist geen dozen op bureaus of ladenkastjes; bij het weghalen ontstaan namelijk anders lelijke krassen op de bladen.

– Laat de toegang tot alhet meubilair geheel vrij, dat wordt namelijk altijd als eerste verhuisd.

– Pak kleine apparaten zoals rekenmachines in de verhuisdoos – ook weer ingebed in zachter materiaal.

– Zet in verband met de maximale vloerbelasting niet te veel verhuisdozen op elkaar. Gevaar voor instorting! Dit geldt met name voor de bibliotheek. Een volle doos met papier of boeken weegt minstens 15 kilo. Dit kan de vloer te veel belasten. Verstandig is het om zware dozen langs de wanden van de ruimte te verdelen.

Vertrouwelijke stukken

Vervoer ze zelf. Mocht het te veel zijn om te verplaatsen, neem dan contact op met ons.

PRIVÉ-EIGENDOMMEN

Neem privé-eigendommen vóór de verhuizing mee naar huis. Zij zijn namelijk niet verzekerd, noch voor, noch tijdens, noch na de verhuizing.

 

BUREAUS EN KASTEN

Haal deze geheel leeg, plak de sleutel aan de binnenkant van de kast of het bureau met plakband goed vast. Plak daarna de laden en deuren met de bijgeleverde speciale (verwijderbare) brede plakband (verhuistape) af. Laat geen sleutels in het slot, ze breken ander gegarandeerd af. Doe niets op slot.
Stickers en brede tape worden aan iedereen door u verstrekt. Dijkstra verhuizingen zal deze leveren.

APPARATUUR

Alle apparatuur, zoals computers, printers, kopieerapparaten en drukpersen dienen verhuisklaar te worden gemaakt.
Dit gebeurt als volgt:

– Computers, printers, typemachines, rekenmachines: vast netsnoeren om het apparaat wikkelen, losse snoeren in een verhuisdoos; het apparaat onverpakt op het bureau laten staan, natuurlijk met een sticker erop. Bij sommige typemachines kan de wagen geblokkeerd worden. Doe dit met de desbetreffende schakelaar en gebruik tape.

– Kopieerapparaten worden door ons verhuisklaar gemaakt. Dit gebeurt op de verhuisdag zelf.

– Machines met vloeistoffen (drukpersen, etsapparaten, stencilapparaten, frankeermachines en dergelijke): de desbetreffende medewerker maakt ze leeg, borgt de machines zoveel mogelijk met de desbetreffende schakelaars en/of tape. Sticker erop. Voor eventuele demontage in verband met grote afmetingen zorgen wij voor.

– Geldkluis en datasafes: Door geautomatiseerde personen leeg laten halen en open laten. Tevens is het aan te bevelen de desbetreffende medewerker tijdens de verhuizing van de kluis met de kluissleutel aanwezig te laten zijn. Het kan namelijk voor een gemakkelijker vervoer noodzakelijk blijken de deur(en) te lichten.

OUD PAPIER

Iedereen ontvangt voldoende grijze vuilniszakken voor het verzamelen van oud papier. Noteer met viltstift ‘papierafval’ op de zak wanneer het om gewoon oud papier gaat, of ‘papiervernietiger’ in geval van privacy-gevoelige stukken.
Breng de zakken met gewoon papier naar een verzamelplaats. Houdt privacy-gevoelig papier (sollicitatiebrieven, financiële stukken, personeelsdossiers) apart, wij kunnen dit meenemen en laten vernietigen.

ARCHIEFSTUKKEN

Al uw verhuisdozen bestemd voor het archief krijgen een aparte codering, deze wordt door ons opgelegd.
Zodoende komen alle dozen in het nieuwe archief terecht, waarna de dozen (door ons) geordend worden.
Heel belangrijk is dat u de inhoud van elke voor het archief bestemde verhuisdoos goed aan de buitenkant aangeeft. De opgave omvat:
– Naam afdeling
– Periode waarover de stukken gaan
– Korte omschrijving van de inhoud

Zet deze archiefdozen daarna zodanig neer dat wij bij de eindcontrole zowel de code als ook deze inhoudsopgave kunnen lezen.
Kelders zolders en bestaande archieven kunnen door ons worden ingepakt. Vóór de eventuele vernietiging van de oude archieven zullen de desbetreffende auteurs respectievelijk andere verantwoordelijken om toestemming gevraagd worden.